Cadena de Suministro: Administrador
Módulo Cadena de Suministro — Guía del Administrador
Introducción
Esta guía está dirigida a usuarios con rol de Administrador en el módulo Cadena de suministro de Valopes. El módulo permite registrar y gestionar la información sobre las materias primas, los bienes de capital y los bienes y servicios que la organización consume en su operación.
Como administrador usted configura los catálogos de cada tipo, los proveedores, asigna los catálogos a cada establecimiento y define qué usuarios pueden cargar (operadores) o revisar (supervisores) la información. El flujo típico es: (1) crear proveedores, (2) crear los catálogos de materiales, bienes de capital y bienes y servicios, (3) asignarlos a los establecimientos y habilitar usuarios, y (4) revisar los registros cargados.
El módulo está disponible cuando la cuenta tiene activa la capacidad Cadena de suministro. En el menú lateral aparece con el ícono de caja y la etiqueta «Cadena de suministro».
Requisitos previos
- Tener el rol de Administrador de cuenta (
account_admin). - Que la cuenta tenga habilitado el módulo de Cadena de suministro.
- Que los establecimientos estén creados previamente.
1. Navegación
Al iniciar sesión llega directamente al espacio de trabajo. En el menú lateral haga clic en Cadena de suministro. El sub-menú del módulo agrupa dos tipos de opciones:
- Las secciones de registro (Materias primas, Bienes de capital, Bienes y servicios), que usan los operadores y supervisores para cargar y aprobar consumos.
- Las opciones de configuración, visibles solo para el administrador, para gestionar catálogos y establecimientos.
Las opciones de configuración del administrador son:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Catálogo de materiales | Alta, edición y carga masiva de materias primas. |
| Catálogo de bienes de capital | Alta, edición y carga masiva de activos de capital. |
| Catálogo de bienes y servicios | Alta, edición y carga masiva de bienes y servicios. |
| Proveedores | Catálogo de proveedores de la cuenta. |
| Revisión de registros | Consulta de los consumos cargados, con filtros. |
| Establecimientos | Asignación de catálogos y usuarios por establecimiento. |
Nota: las opciones de configuración no muestran la barra de ámbito (establecimiento y período); esa barra solo aparece en las secciones de registro.
2. Proveedores
Los proveedores se crean a nivel de cuenta y luego se asocian a cada material, bien de capital o bien y servicio. Vaya a Cadena de suministro › Proveedores y use el botón para crear un nuevo proveedor.
| Campo | Requerido | Notas |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Razón social del proveedor. |
| Tipo de proveedor | Sí | Interno o Externo. |
| NIT | Sí | Número de identificación tributaria (ejemplo: 76.443.333). |
| Alias | No | Nombre corto o comercial. |
| No | Correo de contacto. | |
| Teléfono / Extensión | No | Datos de contacto telefónico. |
| Nacional o Internacional | Sí | Determina los campos de ubicación. |
| Nombre del país | No | Se muestra al elegir Internacional. |
| Departamento / Municipio | No | Se muestran al elegir Nacional. El municipio se carga al seleccionar el departamento. |
| Dirección | No | Dirección física del proveedor. |
| Código ERP | No | Código del proveedor en el sistema ERP. |
Complete los datos y guarde. Al seleccionar Nacional se habilitan los selectores de Departamento y Municipio; al seleccionar Internacional, el campo de nombre del país.
Nota: cada proveedor es Nacional o Internacional. Si un proveedor opera en ambos ámbitos, cree dos registros separados. También puede cargar proveedores de forma masiva con la plantilla Excel de la sección.
3. Catálogos
Cada catálogo tiene su propia opción de configuración con la lista, el alta/edición y la carga masiva. Los catálogos definen los elementos que luego los operadores registran.
3.1 Catálogo de materiales (Materias primas)
Registra las materias primas utilizadas en los procesos productivos. Vaya a Cadena de suministro › Catálogo de materiales y cree un material con el botón Nuevo material.
| Campo | Requerido | Notas |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Nombre del material. |
| Estado | No | Estado físico del material. |
| Unidad | Sí | Kg, L, m³, m², Unidad, USD o Galones. |
| Multiplicador a Kg | No | Aparece cuando la unidad y el estado físico requieren conversión a kilogramos. |
| Multiplicador a m3 | No | Aparece cuando la unidad y el estado físico requieren conversión a metros cúbicos. |
| Código CPC | No | Clasificación Central de Productos. Busque y seleccione de la lista de autocompletado. |
| Descripción | No | Descripción detallada del material. |
| Tipo de materia | Sí | Materia prima virgen o secundaria. |
| Tipo de proceso | No | Reuso, Ciclo cerrado o Ciclo abierto. Solo se muestra al elegir Materia prima secundaria. |
| Porcentaje de materia renovable | No | Valor entre 0 y 100. |
| Código único (ERP) | No | Código del material en el sistema ERP. |
| Proveedor | Sí | Uno de los proveedores de la cuenta. |
3.2 Catálogo de bienes y servicios
Registra los bienes y servicios adquiridos por la organización. Los campos son análogos a los del catálogo de materiales (Nombre, Estado, Unidad, multiplicadores condicionales, Código CPC, Descripción, Código ERP y Proveedor). Cree un elemento con el botón Nuevo bien y/o servicio.
3.3 Catálogo de bienes de capital
Registra los activos de capital adquiridos por la organización. La unidad de medida es siempre USD y no es editable.
| Campo | Requerido | Notas |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Nombre del activo de capital. |
| Código CPC | No | Clasificación Central de Productos. |
| Descripción | No | Descripción detallada. |
| Código único (ERP) | No | Código en el sistema ERP. |
| Proveedor | Sí | Uno de los proveedores de la cuenta. |
Cree el activo con el botón Nuevo bien de capital.
3.4 Carga masiva de catálogos
Cada catálogo permite cargar muchos elementos de una vez. Desde la lista del catálogo abra la Carga masiva, descargue la plantilla Excel, complétela y súbala. El sistema valida los datos y, si hay errores, se los muestra por fila en la misma pantalla para que los corrija y vuelva a subir.
4. Establecimientos (asignar catálogos y usuarios)
Solo los catálogos asignados a un establecimiento están disponibles para los operadores de ese establecimiento. Vaya a Cadena de suministro › Establecimientos: verá la lista de establecimientos con un buscador. Haga clic en Gestionar en el establecimiento que desea configurar.
Dentro del establecimiento hay cuatro pestañas:
- Materia prima: asigne o quite materias primas al establecimiento.
- Bienes y servicios: asigne o quite bienes y servicios.
- Bienes de capital: asigne o quite activos de capital.
- Usuarios: gestione los usuarios y sus roles en el establecimiento.
4.1 Asignar catálogos
En cada pestaña de catálogo, la tabla lista los elementos del catálogo de la cuenta. Use el botón Añadir para asociar un elemento al establecimiento, o Quitar para desasociarlo.
4.2 Asignar usuarios y roles
- Entre en la pestaña Usuarios. Verá los usuarios asignados y si tienen rol de operador o supervisor.
- Use el botón para agregar un usuario, o Editar uno existente.
- Habilite los permisos correspondientes: Operador (carga registros) o Supervisor (revisa y aprueba).
- Guarde los cambios.
Nota: un usuario puede tener roles distintos en distintos establecimientos. Solo verá y podrá operar sobre los establecimientos donde tenga un rol asignado.
5. Revisión de registros
La opción Revisión de registros permite consultar todos los consumos cargados por los operadores, en modo lectura. Se organiza en dos pestañas: Materia prima y Bienes y servicios.
- Elija la pestaña según el tipo de consumo.
- Filtre por establecimiento, por un elemento del catálogo específico y por un rango de fechas (por defecto, el mes actual).
- La tabla muestra el establecimiento, la fecha, el nombre del elemento, el proveedor, el costo, la cantidad y la unidad, paginada de 15 en 15 y ordenada por fecha descendente.
Desde esta misma sección también puede acceder a la carga masiva de registros por Excel, por si necesita cargar consumos de forma consolidada.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no veo la opción Cadena de suministro en el menú?
El módulo debe estar habilitado en la cuenta. Contacte al administrador de plataforma para activarlo.
¿Cuál es la diferencia entre materiales, bienes y servicios, y bienes de capital?
Los materiales (materias primas) son los insumos consumidos en la producción, medidos en Kg, L, m³, etc. Los bienes y servicios son adquisiciones generales de la organización, con diversas unidades. Los bienes de capital son inversiones en activos fijos, siempre valorados en USD.
¿Para qué sirve el Código CPC?
El Código CPC (Clasificación Central de Productos) es un estándar internacional para clasificar productos y servicios. Permite asociar cada catálogo a una categoría estandarizada para efectos de reporte.
¿Para qué sirven los multiplicadores a Kg y m3?
Permiten convertir la unidad de medida del material a kilogramos o metros cúbicos, de modo de estandarizar los cálculos de huella ambiental. Solo aparecen cuando la unidad y el estado físico del material requieren conversión.
Un operador no ve catálogos al cargar. ¿Qué reviso?
Verifique que los catálogos estén asignados al establecimiento desde Cadena de suministro › Establecimientos › Gestionar. Solo los catálogos asociados a un establecimiento aparecen para sus operadores.