Cadena de Suministro: Supervisor

Módulo Cadena de Suministro — Guía del Supervisor

Introducción

Esta guía está dirigida a usuarios con rol de Supervisor en el módulo Cadena de suministro de Valopes. El supervisor revisa, aprueba, edita o elimina los registros de consumo cargados por los operadores —materias primas, bienes de capital y bienes y servicios— para garantizar la calidad y exactitud de los datos antes de que se consoliden en los reportes de la organización.

La revisión ya no ocurre en una pantalla separada: en Valopes las acciones de supervisión están integradas en la propia lista de cada sección. El supervisor ve el estado de cada registro y actúa sobre él sin salir de la tabla.

Requisitos previos

• Tener el rol de Supervisor de cadena de suministro asignado en al menos un establecimiento (lo configura el administrador desde Cadena de suministro › Establecimientos › Usuarios).
• Que existan registros cargados por los operadores para revisar.
• Que los catálogos de materiales, bienes de capital o bienes y servicios estén asignados al establecimiento.

1. Acceder al módulo

Al iniciar sesión llega directamente al espacio de trabajo. En el menú lateral haga clic en Cadena de suministro. El módulo abre un sub-menú con las tres secciones de registro:

• Materias primas — consumos de materias primas.
• Bienes de capital — adquisiciones de activos de capital (unidad USD).
• Bienes y servicios — bienes y servicios adquiridos.

Cada sección opera de forma independiente y muestra únicamente los registros de su tipo dentro del establecimiento y el período seleccionados. El flujo de supervisión es idéntico en las tres.

1.1 Barra de ámbito: Establecimiento y Período

En la parte superior aparece la barra de ámbito:

• Establecimiento: elija Todos los establecimientos para revisar la cuenta completa, o uno concreto para acotar la vista.
• Período: define el rango de fechas de los registros que se listan. Amplíelo para revisar meses anteriores o redúzcalo para centrarse en un período.

Nota: el establecimiento y el período se conservan al navegar entre secciones. Si la lista aparece vacía, revise primero que sean los correctos.

2. La lista de registros

Cada sección muestra una tabla con los registros del ámbito activo. Sobre la tabla hay un selector para filtrar por un elemento del catálogo específico (por ejemplo, un material o servicio concreto), y el rango de fechas se controla desde la barra de ámbito.

Los registros se muestran paginados (15 por página) y ordenados por fecha descendente.

3. Aprobar un registro

Aprobar un registro indica que usted verificó su exactitud y lo considera válido para consolidación en los reportes.

1. Ubique el registro en la lista. Mientras esté Pendiente, en la columna de acciones aparece el botón de aprobar (ícono de visto).
2. Haga clic en el botón de aprobar.
3. El sistema actualiza el estado a Aprobado y muestra el mensaje «Estado actualizado correctamente».

Nota: el botón de aprobar solo aparece en los registros pendientes. Una vez aprobado, el estado se refleja en la columna Estado.

4. Editar un registro

Si un registro tiene errores menores (cantidad, costo, fecha u observación equivocados), puede corregirlo sin pedir al operador que lo vuelva a cargar.

1. Haga clic en el botón de editar (ícono de lápiz) del registro. Se abre una ventana con el detalle.
2. Modifique los campos disponibles:

3. Haga clic en Guardar. El sistema confirma con «Se ha actualizado el registro correctamente».

Nota: el elemento del catálogo (la materia prima, el bien de capital o el bien/servicio) no es editable: aparece bloqueado en la ventana. Si el elemento seleccionado es incorrecto, elimine el registro y solicite al operador que lo cargue de nuevo con el catálogo correcto.

5. Eliminar un registro

1. Abra la ventana de editar del registro.
2. En la parte inferior haga clic en Eliminar registro.
3. Confirme la acción. El registro se elimina y se muestra el mensaje «Se ha eliminado el registro correctamente».

Nota: la eliminación es permanente e irreversible. Verifique que el registro es incorrecto o duplicado antes de eliminarlo. Si lo borra por error, el operador deberá cargarlo nuevamente.

6. Flujo de supervisión recomendado

1. El operador carga registros de consumo, que quedan en estado Pendiente.
2. El supervisor entra a la sección correspondiente (Materias primas, Bienes de capital o Bienes y servicios) y ajusta el establecimiento y el período en la barra de ámbito.
3. Filtra, si lo necesita, por un elemento del catálogo específico.
4. Revisa cada registro verificando que el elemento, la cantidad, el costo y la fecha sean coherentes con el consumo real y la unidad de medida.
5. Si es correcto, lo aprueba. Si tiene errores menores, lo edita. Si es inválido o duplicado, lo elimina desde la ventana de edición.

Preguntas frecuentes

¿Puedo aprobar todos los registros de un período a la vez?
En el módulo de Cadena de suministro la aprobación se hace registro por registro, con el botón de aprobar de cada fila.

¿Puedo revisar registros de meses anteriores?
Sí. Amplíe el rango de fechas en la barra de ámbito (Período) para consultar cualquier período histórico.

¿Puedo filtrar por un material o servicio específico?
Sí. Cada sección tiene un selector sobre la tabla para mostrar solo los registros del elemento del catálogo que elija.

¿Puedo cambiar el material asociado a un registro?
No. Los campos editables son la fecha, la cantidad, el costo y la observación. Si el elemento del catálogo es incorrecto, elimine el registro y pida al operador que lo cargue de nuevo.

Aprobé un registro por error. ¿Qué hago?
El registro queda en estado Aprobado, pero conserva los botones de editar y eliminar. Puede corregir sus datos o eliminarlo desde la ventana de edición.

¿Los bienes de capital se supervisan de forma distinta?
No. El flujo es idéntico para los tres tipos. La única diferencia es que los bienes de capital siempre tienen USD como unidad de medida.