Energía: Protocolo

Módulo Energía — Protocolo de implementación

Introducción

Este documento describe el protocolo completo para implementar el módulo de Energía en la plataforma Valopes: desde la identificación inicial de las fuentes energéticas hasta la carga masiva de datos de actividad, pasando por la parametrización de catálogos, medidores y factores de emisión.

Está dirigido a los equipos de implementación (consultores y administradores de cuenta) que configuran el módulo antes de que los operadores y supervisores comiencen a registrar y validar datos.

El módulo de Energía gestiona el consumo de combustibles (líquidos, sólidos y gaseosos), gases industriales y sustancias químicas, electricidad y biocombustibles, con el fin de calcular las emisiones de gases de efecto invernadero asociadas (CO₂, CH₄, N₂O).

Requisitos previos

Acceso a Valopes con rol de administrador de cuenta (account_admin) y el plugin Energía habilitado.
Información de la organización: establecimientos o sedes, fuentes energéticas por sede y responsables de cada fuente.
Soportes documentales: facturas de servicios públicos, contratos de suministro, bitácoras operativas, lecturas de medidores y reportes de mantenimiento.
Factores de emisión validados para el año de reporte.

Dónde se hace cada paso

Toda la implementación se realiza desde el menú lateral del espacio de trabajo:

Catálogos de fuentes: Energía › Combustibles / Químicos / Electricidad / Biocombustibles.
Medidores: Energía › Medidores › [Establecimiento].
Usuarios y permisos: Administración › Usuarios y Administración › Permisos.
Factores de emisión: Administración › Factores de emisión.
Mediciones y cargas masivas: Energía › Mediciones / Carga masiva (operador) y Energía › Revisión de mediciones (nivel cuenta).

1. Identificación de fuentes

1.1 Objetivo

Identificar, registrar y caracterizar todas las fuentes y actividades que impliquen consumo de energía dentro del alcance organizacional y operacional definido, mapeando responsables y tipos de soporte de cada fuente para garantizar trazabilidad y consistencia en los datos reportados.

1.2 Catálogo de identificación

La identificación se realiza mediante un catálogo de captura previo a la carga en plataforma:

Información general: nombre de la organización, año de reporte, número y ubicación de sedes, fecha de diligenciamiento y responsables del reporte, con una breve descripción de los establecimientos dentro del alcance.
Identificación de fuentes: identificación detallada de todas las fuentes asociadas al consumo de energía —combustibles líquidos y gaseosos, gases industriales y otras sustancias, electricidad y biocombustibles—, registrando para cada una el tipo de fuente, el área responsable, la persona que suministra la información y la periodicidad del consumo.
Soporte documental: consolidar la documentación que respalde la información (facturas de servicios públicos, contratos de suministro, bitácoras, lecturas de medidores, reportes de SAP, reportes de mantenimiento, fichas técnicas, etc.).
Áreas responsables: especificar el área responsable de cada fuente (Operaciones, Compras, Infraestructura, Logística, Planta o Gestión Ambiental) con el nombre y cargo de la persona encargada.
Clasificación de estado: clasificar cada fuente como Completada (información recibida y validada), Pendiente (solicitada pero no entregada) o Por asignar (identificada sin responsable definido).

1.3 Actividades recomendadas

Revisión documental: verificar que los soportes suministrados por la organización coincidan con la información del catálogo de captura. Ante inconsistencias o información incompleta, realizar la validación y solicitar los ajustes antes de continuar.

2. Estructuración y parametrización de los catálogos

2.1 Objetivo

Configurar en la plataforma los catálogos que permiten una recolección estandarizada, trazable y consistente de la información de cada fuente identificada, garantizando integridad y comparabilidad.

2.2 Parametrizar cada fuente energética

Combustibles (Energía › Combustibles):

Seleccionar del listado predefinido o crear uno personalizado con su Nombre.
Indicar el Estado (líquido, sólido o gaseoso) y la Unidad de medida.
Registrar el Poder calórico en Kj por unidad y el Porcentaje de energía renovable cuando aplique.
Si contiene biocombustible, activar Tiene biocombustible, seleccionar el biocombustible y registrar el Porcentaje de combustible fósil de la mezcla. Por ejemplo, una mezcla 90% ACPM / 10% biodiésel se reporta con 90% en el porcentaje de combustible.

Gases industriales y sustancias (Energía › Químicos):

Seleccionar el tipo de gas principal (SF6, HFC, PFC, CFC, HC) o crear una sustancia personalizada.
Registrar el Nombre de la sustancia (p. ej. «HFC-125»), el Estado físico y la Unidad.
Marcar si es un gas del Protocolo de Montreal y configurar el Factor de conversión si aplica.

Electricidad (Energía › Electricidad):

Registrar el Nombre de la fuente o comercializador y el Tipo de mercado (regulado o no regulado).
Para mercado regulado, registrar el Número del medidor y el Número de factura.
Seleccionar la Unidad y el Porcentaje de energía renovable cuando aplique.

Biocombustibles (Energía › Biocombustibles): crear cada biocombustible con su Nombre. Se asocian a los combustibles desde el formulario de Combustibles.

Medidores (Energía › Medidores › [Establecimiento]): crear un medidor por cada fuente identificada en cada establecimiento. Campos obligatorios: Nombre, Tipo de medidor (Combustible/Electricidad/Sustancia), fuente asociada, Categoría (1-6) y Tipo de emisión. Opcionales: Subcategoría, Biogénico, Cantidad de equipos, Porcentaje de pérdida (solo para tipo Fugitivas) y Requiere documento con selección de formatos.

2.3 Asignar fuentes por establecimiento

Para cada establecimiento, el administrador crea los medidores correspondientes asociando las fuentes según las actividades y procesos operativos de ese lugar. Recuerde que las fuentes son de la cuenta (se crean una vez) y los medidores son del establecimiento.

2.4 Asignar usuarios y permisos

Los usuarios se crean en Administración › Usuarios. Sus roles se asignan en Administración › Permisos, por usuario y establecimiento:

Operador de energía: registra los datos, manualmente o por carga masiva.
Supervisor de energía: revisa, valida y aprueba las mediciones, y gestiona los eventos.

Nota: el acceso a los medidores ya no se otorga medidor por medidor: un usuario con rol de energía en un establecimiento ve los medidores de ese establecimiento. El editor de Permisos es unificado y muestra los roles de energía solo si el plugin está activo.

3. Parametrización de factores de emisión

3.1 Fuentes de los factores

Los factores de emisión del módulo provienen de: factores validados de ejercicios de años anteriores, factores definidos por la experta técnica del equipo de Valopes, o factores solicitados a la experta técnica para casos específicos. La selección debe ser coherente con el tipo de fuente, la unidad de medida y el año de referencia.

3.2 Configuración

Todas las fuentes identificadas deben parametrizarse desde el rol de administrador siguiendo la sección 2. Luego, en Administración › Factores de emisión, se registran los factores asociados a cada fuente:

Tipo de fuente: combustible, gas industrial, electricidad u otra sustancia.
Año de referencia al que aplica el factor.
Fuente de información: URL o documento oficial de consulta.
Poder calórico con su unidad, cuando aplique.
Factores de emisión de CO₂, CH₄ y N₂O (según aplique), cada uno con su unidad.

Asegure la coherencia entre las unidades de los catálogos de captura y las unidades de los factores registrados.

Nota: las mediciones se asocian automáticamente al factor de emisión del año de su fecha. Si no hay factor configurado para ese año, la medición se guarda sin factor asociado; parametrice los factores antes de cargar datos.

4. Cargas masivas de datos de actividad

4.1 Formatos disponibles

Las plantillas Excel se descargan desde la propia plataforma:

Carga masiva del operador (Energía › Carga masiva): por establecimiento (el seleccionado en la barra de ámbito). Columnas: Fecha (dd-mm-aaaa), Nombre del medidor y Valor.
Carga masiva a nivel de cuenta (Energía › Revisión de mediciones › Carga masiva): permite especificar el establecimiento y cargar varios a la vez.

Es fundamental que los nombres de medidores y establecimientos coincidan exactamente con los registrados (mayúsculas, tildes y espacios) y que se respete el uso de decimales.

4.2 Procedimiento

Descargar la plantilla desde la plataforma.
Completar el archivo con los datos de consumo.
Subir el archivo: la plataforma lo valida y muestra el resultado. Si hay errores, se listan por fila en la misma pantalla, indicando la línea y el motivo, para corregir y volver a subir.
Confirmar la carga cuando el archivo esté sin errores.
Verificar el resultado en Energía › Mediciones (o en Revisión de mediciones).

Nota: las mediciones cargadas quedan en estado Pendiente hasta que el supervisor las apruebe desde Energía › Mediciones.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es el orden recomendado para configurar el módulo?

1) Crear biocombustibles (si aplican). 2) Crear combustibles, químicos y fuentes de electricidad. 3) Crear medidores en cada establecimiento. 4) Asignar roles a los usuarios en Permisos. 5) Configurar factores de emisión. 6) Los operadores pueden empezar a cargar datos.

2. ¿Puedo usar la misma fuente en varios establecimientos?

Sí. Las fuentes (combustibles, químicos, electricidad, biocombustibles) son a nivel de cuenta: se crean una vez y luego se asocian a medidores en distintos establecimientos.

3. ¿Qué pasa si necesito cambiar la unidad de un combustible?

Puede editarlo y cambiar la unidad, pero esto afecta a todos los medidores que usen ese combustible. Verifique la consistencia de los datos ya cargados antes de hacerlo.

4. ¿Cómo verifico que todas las mediciones se cargaron correctamente?

Desde Energía › Revisión de mediciones, filtre por establecimiento, medidor y fechas, y coteje las cantidades con los soportes documentales. El supervisor también puede revisarlas desde Energía › Mediciones.

5. ¿Se pueden cargar mediciones de años anteriores?

Sí, no hay restricción de fechas. Asegúrese de que los factores de emisión del año correspondiente estén parametrizados en la plataforma.