General: Creación de Usuarios
Creación de Usuarios y Establecimientos
Introducción
Para operar Valopes se necesitan dos elementos base: los establecimientos (sedes, plantas, centros de distribución, etc.) donde ocurren las operaciones ambientales, y los usuarios que trabajan sobre esos establecimientos. Un tercer paso, los permisos, define qué rol tiene cada usuario en cada establecimiento.
Esta guía cubre el flujo completo desde el módulo Administración: crear establecimientos, crear usuarios y asignar permisos. Es responsabilidad del Administrador de cuenta (rol account_admin).
El orden recomendado es: primero los establecimientos, luego los usuarios y por último los permisos de cada usuario en los establecimientos correspondientes.
Requisitos previos
- Tener el rol de Administrador de cuenta o de Admin de plataforma.
- Conocer la información básica de los establecimientos (nombre, dirección, tipo).
- Conocer los datos de los usuarios a registrar (nombre, correo, documento de identidad).
1. Acceder al módulo Administración
Al iniciar sesión entra directamente al espacio de trabajo. En el menú lateral de la izquierda haga clic en Administración (ícono de engranaje). El módulo despliega su sub-menú:
- Usuarios — gestionar los usuarios de la cuenta.
- Permisos — asignar roles a los usuarios en cada establecimiento.
- Establecimientos — gestionar las sedes y plantas.
- Formatos de documento, Factores de emisión y OAuth — otras opciones de configuración.
Nota: el módulo Administración solo es visible para el administrador de la cuenta (y el personal de plataforma). En pantallas pequeñas, abra el menú lateral con el botón ☰.
2. Crear un establecimiento
Un establecimiento representa una sede física: una planta, un centro de distribución, una bodega, una oficina, etc.
- Vaya a Administración › Establecimientos.
- Haga clic en Nuevo establecimiento + (arriba a la derecha).
- Complete el formulario, organizado en secciones.
2.1 Identificación
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Nombre / Razón social | Nombre oficial del establecimiento. Debe ser único dentro de la cuenta. | Sí |
| Nombre comercial / Alias | Alias o nombre informal. | No |
| NIT / documento tributario | Número de identificación tributaria del establecimiento (según el país de la cuenta). | No |
| Correo | Email de contacto del responsable del establecimiento. Debe ser un email válido. | Sí |
| Tipo de establecimiento | Clasificación (Planta, CEDIS, Centro de acopio, Bodega, etc.). Seleccione de la lista. | Sí |
| CIIU | Código de la actividad económica. Búsquelo escribiendo el código o el nombre. | No |
2.2 Ubicación
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Dirección | Dirección física del establecimiento. | Sí |
| Departamento / Estado | Solo se muestra para cuentas de Colombia o México. | Condicional |
| Municipio | Se carga automáticamente al elegir el departamento/estado. Solo Colombia o México. | Condicional |
| Latitud / Longitud / Altitud | Coordenadas del establecimiento. En producción se calculan automáticamente a partir de la dirección; también puede ingresarlas a mano. | No |
2.3 Vinculación externa (solo cuentas con el módulo Gestión, al editar)
Esta sección aparece únicamente al editar un establecimiento y solo si la cuenta tiene activo el plugin Gestión (gestión de residuos de terceros). Permite vincular el establecimiento a una entidad externa.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Externo / Local | Interruptor para indicar si el establecimiento está vinculado a una entidad externa. |
| Tipo | Si es externo, elija si la vinculación es con un Cliente o un Proveedor. |
| Cliente / Proveedor | Lista desplegable con los clientes o proveedores de la cuenta. |
Finalmente haga clic en Crear establecimiento para guardar.
Nota: la cuenta tiene un límite de establecimientos definido por su plan (por defecto 10). Si necesita más, contacte al equipo de Valopes.
2.4 Carga masiva de establecimientos
Para crear varios establecimientos a la vez, en Administración › Establecimientos haga clic en Carga masiva. Descargue la plantilla Excel, complétela (nombre, alias, NIT, departamento, municipio, dirección, correo, tipo de establecimiento) y súbala. El sistema valida el archivo y, si hay errores, se los muestra por fila para que los corrija y vuelva a subir.
2.5 Ver, editar y archivar
- En la lista de establecimientos, haga clic en el nombre para abrir su detalle.
- Use Editar para modificar los campos y guardar con Actualizar establecimiento.
- Para retirarlo de las operaciones activas, use Archivar desde el detalle. Archivar no elimina los datos históricos.
3. Crear un usuario
Un usuario es una persona que accede a la plataforma. Al crearlo, el sistema le envía automáticamente un correo de bienvenida con las instrucciones de acceso.
- Vaya a Administración › Usuarios.
- Haga clic en Nuevo usuario +.
- Complete el formulario, organizado en secciones.
3.1 Identidad
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Nombres | Nombre(s) del usuario. | Sí |
| Apellidos | Apellido(s) del usuario. | Sí |
| Número de identificación (DNI) | Documento de identidad. Solo se ingresa al crear el usuario; no se puede editar después. | Sí (al crear) |
| Correo electrónico | Email del usuario. Debe ser único. Al editar se muestra como texto fijo no modificable. | Sí |
3.2 Contacto
Campos opcionales: Teléfono y anexo, y Móvil.
3.3 Preferencias
- Zona horaria: zona horaria del usuario (por ejemplo Bogotá, Santiago o Londres).
- Idioma: Español o Inglés.
3.4 Acceso
- Usuario externo: marque esta casilla si el usuario pertenece a una entidad externa.
- Visor de panel de control (dashboard): si lo activa, podrá seleccionar a qué paneles de control tiene acceso el usuario. Si la cuenta no tiene paneles configurados, la opción se muestra deshabilitada.
3.5 Contraseña (solo al crear)
Defina la Contraseña inicial y su Confirmación. El usuario podrá cambiarla después mediante el flujo de recuperación de contraseña.
Haga clic en Crear usuario para guardar. Para modificar un usuario existente, ábralo desde la lista y use Editar.
Nota: crear un usuario aquí no le otorga aún ningún permiso operativo. Los roles se asignan por establecimiento en la sección Permisos (paso siguiente).
4. Asignar permisos (roles por establecimiento)
Los permisos definen qué puede hacer cada usuario en cada establecimiento. Un mismo usuario puede tener roles distintos en establecimientos distintos.
- Vaya a Administración › Permisos. Verá la lista de usuarios de la cuenta, con búsqueda por nombre o correo y filtros por tipo de usuario y por establecimiento.
- Haga clic en un usuario para abrir su matriz de permisos: una tabla con una fila por establecimiento y una columna por cada módulo activo, mostrando los roles ya asignados.
- Para dar acceso a un nuevo establecimiento, use el bloque «Agregar a establecimiento» al final: elija el establecimiento de la lista y confírmelo.
- Para definir los roles, haga clic en Editar en la fila del establecimiento. Se abre un formulario con una tarjeta por módulo (Residuos, Energía, Agua, Movilidad, Cadena de suministro, Descarbonización). Marque las casillas de Supervisor y/o Operador (y, en Residuos, Transportador y Gestión) según corresponda.
- Guarde con Guardar permisos.
Para quitar el acceso de un usuario a un establecimiento, use Quitar del establecimiento en la fila correspondiente de la matriz.
Nota: los roles que aparecen dependen de los módulos activos en la cuenta. Consulte la guía «Estructura de Roles y Módulos» para el detalle de cada rol.