Movilidad: Administrador

Módulo Movilidad — Guía del Administrador

Introducción

Esta guía está dirigida a usuarios con rol de administrador de cuenta (account_admin) en el módulo de Movilidad de Valopes. El módulo de Movilidad permite registrar y gestionar la información de transporte asociada a la operación: proveedores logísticos, colaboradores, viajes de negocios, clientes (transporte hacia aguas abajo) y vehículos propios.

Como administrador, su trabajo es de configuración: (1) crear los catálogos de cada tipo de transporte a nivel de la cuenta, (2) asignar esos catálogos a cada establecimiento y (3) habilitar a los usuarios que cargarán o supervisarán los datos. Una vez configurado, los operadores registran los viajes y los supervisores los aprueban desde el propio módulo de Movilidad.

Toda la configuración vive dentro de la interfaz de trabajo (workspace). Ya no existe el antiguo panel de administración separado ni la pantalla de «elegir establecimiento»: la barra lateral izquierda muestra el módulo Movilidad y, debajo, una sección de Configuración con los catálogos y los establecimientos.

Requisitos previos

• Contar con el rol de administrador de cuenta (account_admin). La sección de Configuración de Movilidad solo es visible para administradores.
• Que la cuenta tenga el módulo de Movilidad habilitado (logistical_active). Si no está activo, el módulo no aparece en el menú lateral; solicite su activación a un administrador de plataforma.
• Que los establecimientos estén creados previamente.

1. Navegación

En el menú lateral izquierdo haga clic en Movilidad (ícono de camión). Se despliegan dos grupos de secciones:

• Las secciones operativas (Proveedores, Clientes, Colaboradores, Viajes de negocios, Vehículos propios), donde se registran y consultan los viajes.
• La sección de Configuración, visible solo para administradores, con los catálogos y los establecimientos:
  • Catálogo de proveedores
  • Catálogo de colaboradores
  • Catálogo de vehículos propios
  • Catálogo de clientes
  • Catálogo de viajes de negocios
  • Establecimientos

En pantallas pequeñas el menú se abre con el botón ☰ de la barra superior.

2. Catálogos de transporte

El módulo maneja cinco catálogos, cada uno a nivel de la cuenta. Todos comparten el campo Tipo de transporte con las opciones Terrestre, Marítimo y Aéreo, que condiciona los campos siguientes (por ejemplo, cilindraje y modelo solo aplican a transporte terrestre). Cada catálogo es una lista con búsqueda en vivo; el nombre de cada registro lo lleva a la vista de edición, y desde ahí también puede eliminarlo.

2.1 Catálogo de proveedores

Transporte que usan los proveedores para entregar suministros al establecimiento. Es el catálogo más completo.

Para crear un proveedor:

1. Vaya a Movilidad › Catálogo de proveedores.
2. Haga clic en Nuevo (o el botón para crear).
3. Complete el formulario. Los campos de vehículo y de municipio se cargan dinámicamente según las selecciones previas.
4. Guarde. El sistema confirma «Proveedor creado exitosamente».

2.2 Catálogo de colaboradores

Transporte que utilizan los colaboradores (empleados) para desplazarse al establecimiento. Campos: Nombre (requerido), Tipo de transporte (requerido), Tipo de vehículo, Cilindraje, Modelo y Tipo de combustible. Se crea desde Movilidad › Catálogo de colaboradores › Nuevo.

2.3 Catálogo de viajes de negocios

Transporte usado para desplazamientos por motivos laborales. Campos: Nombre (requerido), Tipo de transporte (requerido), Tipo de vehículo, Tipo de combustible, Origen (requerido), Destino (requerido) y KgCO2 (emisión conocida, opcional). Se crea desde Movilidad › Catálogo de viajes de negocios › Nuevo.

2.4 Catálogo de clientes

Transporte de envíos hacia los clientes de la organización (transporte aguas abajo). Comparte con proveedores los campos geográficos: Nombre, Tipo de transporte, Cilindraje y Modelo (solo terrestre), Tipo de vehículo, Tipo de combustible, país/departamento/municipio/dirección de origen y de destino, Kms recorridos y Capacidad vehículo (Kg). Se crea desde Movilidad › Catálogo de clientes › Nuevo.

2.5 Catálogo de vehículos propios

Transportes de propiedad de la organización. Campos: Nombre (requerido), Tipo de transporte (requerido), Tipo de vehículo, Cilindraje, Modelo y Tipo de combustible. Se crea desde Movilidad › Catálogo de vehículos propios › Nuevo.

Nota: los tres «Enfoques» corresponden a los alcances (scopes) de emisiones de gases de efecto invernadero. El Enfoque 1 son emisiones directas, el Enfoque 2 son indirectas por energía y el Enfoque 3 son otras emisiones indirectas de la cadena de valor.

3. Carga masiva de catálogos

Los catálogos de proveedores, colaboradores, clientes y viajes de negocios admiten carga masiva por archivo Excel. Desde la lista del catálogo:

1. Abra la opción de Carga masiva del catálogo.
2. Descargue la plantilla Excel (el enlace figura en las instrucciones de la pantalla) y complétela con las columnas indicadas.
3. Suba el archivo y haga clic en Validar archivo: el sistema valida los datos y le muestra los errores en la misma pantalla si los hay.
4. Confirme la importación cuando el archivo sea válido.

Nota: el catálogo de vehículos propios se carga únicamente de forma manual, uno por uno.

4. Establecimientos (asignar catálogos y usuarios)

Los catálogos se crean a nivel de cuenta, pero solo están disponibles para los operadores en los establecimientos donde se hayan asignado. Esa asignación se hace en la sección Establecimientos.

4.1 Asignar catálogos a un establecimiento

1. Vaya a Movilidad › Establecimientos. Verá la lista de establecimientos (con búsqueda en vivo).
2. Haga clic en Gestionar en el establecimiento deseado.
3. Dentro del establecimiento hay pestañas para cada catálogo: Proveedores, Colaboradores, Viajes de negocios, Clientes y Vehículos propios.
4. En cada pestaña, use Añadir o Quitar para asociar o desasociar cada registro del catálogo. En la pestaña de Proveedores dispone además de Añadir todos y Quitar todos.

Nota: solo los catálogos asignados a un establecimiento aparecerán para el operador al registrar viajes en ese establecimiento. Si un operador reporta que «no ve opciones», casi siempre falta asignar el catálogo aquí.

4.2 Asignar usuarios al establecimiento

1. Dentro del establecimiento, abra la pestaña Usuarios.
2. Haga clic en Agregar usuario.
3. Seleccione el usuario de la lista.
4. Marque los permisos que corresponda: Operador (logistical_operator) para quien cargará los viajes, o Supervisor (logistical_supervisor) para quien los aprobará.
5. Guarde. Desde la lista de usuarios puede volver a editar los permisos de cada uno con el botón Editar.

5. Consultar los registros cargados

Ya no existe una sección de «Registros» o «Mediciones» separada dentro de la administración. Los viajes que cargan los operadores se consultan directamente en las secciones operativas de Movilidad (Proveedores, Clientes, Colaboradores, Viajes de negocios y Vehículos propios), cada una con su tabla, su filtro por catálogo y el selector de Establecimiento y Período de la barra de ámbito. Como administrador puede además aprobar, editar o eliminar registros desde esas mismas listas.

Preguntas frecuentes

1. ¿Por qué no veo la opción Movilidad en el menú?
El módulo debe estar habilitado en la cuenta (logistical_active). Solicite su activación a un administrador de plataforma.

2. ¿Puedo asignar un mismo catálogo a varios establecimientos?
Sí. Los catálogos se crean a nivel de cuenta y se asignan a cada establecimiento desde la pestaña correspondiente en Establecimientos › Gestionar.

3. ¿Qué diferencia hay entre Enfoque 1, 2 y 3?
Son los alcances de emisiones de gases de efecto invernadero: directas (1), indirectas por energía (2) y otras indirectas de la cadena de valor (3).

4. ¿Qué pasa si el Excel de carga masiva tiene errores?
El sistema valida el archivo antes de importarlo y muestra los errores en la misma pantalla. Ningún registro se crea hasta que el archivo esté libre de errores.

5. ¿Cómo asigno los roles de operador y supervisor de movilidad?
Desde la pestaña Usuarios del establecimiento, agregue al usuario y marque logistical_operator o logistical_supervisor según corresponda.