Agua: Protocolo

Módulo Agua — Protocolo de implementación

Introducción

Este documento describe el protocolo para implementar el módulo de Agua en Valopes. Cubre desde la identificación inicial de fuentes hídricas hasta la carga masiva de datos, pasando por la parametrización de captaciones, salidas, contaminantes, medidores y factores de conversión.

Está dirigido a los equipos de implementación (consultores y administradores) que configuran el módulo antes de que los operadores y supervisores comiencen a registrar y validar datos.

El módulo de Agua gestiona el consumo, la captación, la descarga y el vertimiento de agua, clasificando los flujos según la huella hídrica (azul, verde o gris) y permitiendo el seguimiento de contaminantes en los vertimientos.

Requisitos previos

• Acceso a Valopes con rol de administrador de cuenta (account_admin).
• Información de la organización: establecimientos, fuentes de agua por sede, puntos de descarga y responsables.
• Soportes documentales: facturas de servicios públicos, contratos, bitácoras operativas, lecturas de medidores, reportes de SAP, certificados de tratamiento.
• Factores de conversión validados para el año de reporte.

Navegación

En la interfaz nueva todo se hace desde el espacio de trabajo. En el menú lateral, el módulo Agua reúne, bajo el encabezado Parametrización, las opciones de configuración:

• Captaciones: Agua › Captaciones.
• Salidas de agua: Agua › Salidas.
• Contaminantes: Agua › Contaminantes.
• Medidores: Agua › Medidores por establecimiento › [Establecimiento].
• Usuarios y permisos: Administración › Usuarios y Administración › Permisos.
• Factores de conversión: Administración › Factores de emisión › Agua.

1. Identificación de fuentes

1.1 Objetivo

Identificar, registrar y caracterizar todas las fuentes asociadas al consumo, captación, descarga o vertimiento de agua dentro del alcance organizacional y operacional definido, así como mapear los responsables y los tipos de soporte de información vinculados a cada fuente, garantizando trazabilidad y consistencia en los datos reportados.

1.2 Catálogo de identificación

La identificación de fuentes se realiza mediante el catálogo de captura del módulo:

1. Información general: nombre de la organización, año de reporte, fecha de diligenciamiento, número de sedes y responsables del proceso, con una breve descripción de los establecimientos dentro del alcance.
2. Identificación de fuentes: medidores de agua, entradas o captaciones (acueducto, pozo, agua lluvia, etc.), salidas o descargas (alcantarillado, vertimientos, recirculación) y contaminantes asociados a los vertimientos, cuando aplique. Cada fuente debe quedar caracterizada según su tipo y función dentro de la operación.
3. Soporte documental: consolidar la documentación que respalde la información: facturas de servicios públicos, contratos, bitácoras operativas, lecturas de medidores, reportes de SAP, reportes de mantenimiento, hojas de ruta, certificados de tratamiento, fichas técnicas u otros registros relevantes.
4. Áreas responsables: especificar el área responsable de cada fuente (Operaciones, Compras, Infraestructura, Logística, Planta o Gestión Ambiental) junto con el nombre y cargo de la persona encargada.
5. Clasificación de estado: Completada (información recibida y validada), Pendiente (solicitada pero no entregada) o Por asignar (fuente identificada sin responsable definido).

1.3 Actividades recomendadas

Revisión documental: verificar que los soportes suministrados coincidan con la información registrada. Ante inconsistencias o información incompleta, realizar la validación correspondiente y solicitar los ajustes necesarios antes de continuar.

2. Estructuración del catálogo de captura de datos

2.1 Objetivo

Definir y configurar los catálogos de captura que permitan la recolección estandarizada, trazable y consistente de la información de cada fuente de agua identificada, garantizando integridad, confiabilidad y comparabilidad entre establecimientos y períodos.

2.2 Parametrizar el catálogo por fuente de agua

La parametrización se realiza según las categorías de fuentes hídricas del módulo:

Captaciones (Agua › Captaciones): registrar el Nombre; indicar si es agua reutilizada (y, en ese caso, si es fuente propia y el nombre de la fuente), o seleccionar el Tipo de fuente; registrar el Volumen captado (de lecturas, registros operativos, estimaciones o facturas), el Método de determinación, el Valor facturado, la Unidad y el Multiplicador de conversión a m³ si aplica; y marcar los Usos del agua.

Salidas de agua (Agua › Salidas): seleccionar el Tipo de salida (Evaporada, Producto o Vertimiento), el Nombre, la Unidad y el Multiplicador si aplica. Para tipo Vertimiento, completar además Nombre del cuerpo receptor, Sistema de tratamiento, Clase de descarga, Tipo de vertimiento (directo o indirecto), Estado del agua (limpia o contaminada) y la ubicación (departamento, municipio, dirección, latitud y longitud).

Contaminantes (Agua › Contaminantes): registrar los contaminantes con base en resultados de laboratorio o caracterizaciones oficiales, definiendo su Nombre (de lista predefinida o personalizado), su Unidad y su Multiplicador si aplica.

Medidores de agua (Agua › Medidores por establecimiento › [Establecimiento]): crear un medidor por cada fuente de entrada o salida previamente identificada, con Nombre, Tipo de medidor (entrada, salida o recirculación) y la asociación correspondiente (captación, salida o proceso de gestión de agua). Para los de salida, indicar Volumen de agua gastado, Unidad y Unidades producidas. Definir la Huella hídrica (Azul, Verde o Gris) y, si corresponde, activar Requiere documento y seleccionar los formatos.

2.3 Asignar fuentes por establecimiento

Para cada establecimiento, el administrador crea los medidores de agua correspondientes, asociando las fuentes hídricas según las actividades y procesos de cada lugar.

2.4 Asignar usuarios y permisos

Desde Administración › Permisos, marque por usuario × establecimiento los roles de agua:

• Operador de agua: registra las mediciones de consumo y descarga.
• Supervisor de agua: revisa, valida y aprueba las mediciones, gestiona las calidades y crea eventos.

Nota: los usuarios deben existir previamente en Administración › Usuarios. Un usuario puede tener rol en uno o varios establecimientos.

3. Parametrización de la plataforma y factores de conversión

3.1 Fuentes de los factores de conversión

Los factores de conversión del módulo de agua se obtienen de: factores usados y validados en ejercicios de años anteriores; factores definidos por la experta técnica del equipo de Valopes; y factores solicitados a la experta técnica para casos específicos.

3.2 Parametrización técnica

Todas las fuentes identificadas se parametrizan desde el rol de administrador siguiendo el proceso descrito en la sección 2.

3.3 Factores de conversión

Desde Administración › Factores de emisión › Agua, parametrice los factores asociados a cada tipo de fuente de agua:

• Tipo de fuente: entrada de agua, salida de agua o contaminantes.
• Año de referencia: año al que aplica el factor.
• Fuente de información: URL o documento oficial de consulta.
• Factor de conversión: valor numérico del factor.

La parametrización debe asegurar coherencia entre las unidades de los catálogos de captura y las unidades de los factores registrados.

4. Cargas masivas de datos de actividad

4.1 Formato del archivo

La plantilla Excel se descarga desde la sección Carga masiva del módulo de Agua. Debe contener una fila por medición con tres columnas: Fecha (dd‑mm‑aaaa), Nombre del medidor (exactamente como aparece en la plataforma) y Valor. Es fundamental la coherencia entre los nombres de las fuentes parametrizadas, las unidades y el uso correcto de decimales.

4.2 Procedimiento de carga

1. En la barra de ámbito, seleccione el establecimiento al que corresponden las mediciones.
2. Entre a Agua › Carga masiva y descargue la plantilla con Descargá el formato.
3. Complete el archivo con los datos de consumo.
4. Suba el archivo y haga clic en Cargar archivo.

El sistema valida el archivo en el mismo paso: si hay errores, los muestra por fila en la propia pantalla (fecha inválida, medidor no encontrado, valor no numérico) para corregir y reintentar; si no los hay, importa las mediciones. Verifique el resultado en la lista de Mediciones (operador) o en la misma lista con aprobación integrada (supervisor).

Nota: a diferencia de la interfaz anterior, la validación es en línea y en un solo paso —no se descarga un archivo de errores aparte—. Los medidores de salida de tipo Producto no se admiten en la carga.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es el orden recomendado para configurar el módulo de agua?
1) Crear captaciones. 2) Crear salidas. 3) Crear contaminantes (si aplican). 4) Crear medidores en cada establecimiento asociándolos a captaciones/salidas/procesos. 5) Asignar roles a los usuarios desde Administración › Permisos. 6) Configurar los factores de conversión. 7) Los operadores pueden comenzar a cargar datos.

2. ¿Puedo usar la misma captación en varios establecimientos?
Sí. Las captaciones son de alcance de cuenta: se crean una vez y luego se asocian a medidores en distintos establecimientos.

3. ¿Cómo se determina la huella hídrica de un medidor?
La define el equipo técnico al crear el medidor: Azul para agua superficial o subterránea consumida, Verde para agua de precipitación incorporada en procesos y Gris para el volumen necesario para diluir contaminantes.

4. ¿Qué diferencia hay entre una salida de tipo Producto y las demás?
Las salidas de tipo Producto se asocian a un producto de la cuenta y su medición se calcula internamente; sus medidores se excluyen de la carga del operador. Las salidas de tipo Evaporada y Vertimiento sí requieren registro manual de mediciones.

5. ¿Se pueden registrar contaminantes sin tener mediciones aprobadas?
Sí. La calidad del agua (contaminantes) se puede gestionar sobre cualquier medición con independencia de su estado de aprobación. En la interfaz nueva esta gestión la realiza el supervisor desde la lista de Mediciones.